Dans le cadre du déploiement du Plan de Sauvegarde de l’Emploi et de la réorganisation de l’Association, le Secours Catholique – Caritas France propose, à titre prioritaire pour les salariés directement impactés, plusieurs postes afin de privilégier leur reclassement interne.
Ces postes sont également ouverts à tout salarié de l’Association dans le cadre d’une mobilité interne.

Dans le cadre des objectifs de la délégation et selon les orientations et principes d’action du Secours Catholique, le/la secrétaire assure des activités essentiellement de nature relationnelle, organisationnelle et administrative en appui des acteurs de la délégation, notamment l’équipe des salariés.

Il/elle accompagne, prépare, facilite le travail de son supérieur hiérarchique et s’assure du suivi.
Il/elle assure des activités de secrétariat classique et a un rôle central dans la délégation, notamment dans le domaine du recueil et de la diffusion d’informations, dans la gestion de dossiers spécifiques et dans l’animation d’une équipe bénévole administrative.

Activités principales :

Assiste le délégué et les autres membres du bureau

• Appuie le délégué en termes d’organisation, est force de propositions et met en œuvre des décisions, des planifications. Alerte son délégué sur des situations délicates en termes d’organisation et de relations humaines
• Organise et assure la communication interne entre tous les acteurs de la délégation. Organise le suivi de l’information de la délégation : accueil téléphonique, filtrage, transfert, réponse, prise de message, orientation vers équipes locales, partenaires associatifs, sociaux...
• Veille à la tenue des agendas et des plannings (activités, congés, véhicules, salles réservées)
• S’assure du suivi des mandats des bénévoles en responsabilité

Gère le secrétariat de délégation en collaboration avec une équipe de bénévoles

• Assure et organise l’accueil physique des personnes
• Gère le courrier et la messagerie électronique, collecte, enregistre, traite, diffuse et affranchit. Centralise les informations et courriers entrants et sortants : organise et veille au classement et à l’archivage papier et informatique
• Elabore, rédige et met en page des courriers, notes, comptes rendus, procédures, outils de communication (ex : journal de la délégation, tracts, affiches....) Contribue à la réalisation du compte rendu d’activité de la délégation, ainsi qu’aux outils de communication interne et externe.
• Gère les stocks, des outils de communication pour les campagnes (commande, réception et dispatching) ainsi que la documentation, les fournitures de bureau...
• Gère la base bénévole et administre G2A, forme à l’outil
• Tient la caisse

Assure une gestion administrative en lien avec les acteurs de la délégation, de la région, de l’Espace et du national

• Coordonne, appuie et organise le soutien administratif et logistique à l’animation générale et thématiques de la délégation et à certains chantiers de la vie régionale
• Collecte les informations et met en forme avant transmission : bilan annuel des Statistiques de pauvreté, dossier et suivi des subventions (sous la responsabilité du trésorier)
• Gère le travail administratif des formations des bénévoles
• Participe à la gestion des locaux : contrats, sécurité, convention à la gestion des sinistres et des assurances (bénévoles, véhicules, locaux..), et à la gestion des véhicules (planning, tableau de bord, entretien technique)
• Assure tout ou partie de la gestion administrative des ressources humaines de la délégation
pour :
- les recrutements et départs, la gestion d’Alicia congés, les tickets restaurant, le suivi de la Médecine du Travail, la déclaration annuelle...
- le personnel détaché, les stagiaires, les contrats aidés, volontaires civils
Organise le service administratif en coordonnant une équipe bénévole
• Anime et accompagne une équipe de bénévoles pour contribuer à la réalisation des missions (secrétariat, standard, communication et autres)

• Prend en charge exceptionnellement certaines activités indispensables au bon fonctionnement de la délégation en l’absence du titulaire (idem comptable, délégué, animateur)
• Peut être sollicité pour apporter un soutien et un appui à d’autres délégations dans le cadre de son activité
• Dans le cadre des nouvelles délégations peut assurer une partie des fonctions en complémentarité avec d’autres secrétaires ou des activités en appui administratif à l’animation ou dans un territoire

Compétences requises :

Savoirs :
∙ Techniques de gestion administrative
∙ Maîtrise des logiciels de bureautique
∙ Procédures internes

Savoir-Faire :
∙ Accomplir des formalités administratives et réglementaires
∙ Gérer un planning
∙ Mettre en oeuvre l'organisation matérielle et logistique d'un événement
∙ Accueillir, orienter, renseigner un public

Savoir-être :
∙ Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
∙ Faire preuve de réactivité
∙ Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie