Assistant/Assistante de la Présidente Nationale H/F

Détail de l'offre

Informations générales

Référence

2020-321  

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant/Assistante de la Présidente Nationale H/F

Type de contrat

CDI

Temps de travail

C: Emploi à temps complet

Date de prise de poste envisagée

01/09/2020

Eléments de contexte

Remplacement suite à une mobilité externe.

Description de la mission

L‘Assistant(e) de la Présidence Nationale assure des activités de nature relationnelle, organisationnelle et administrative pour favoriser le bon fonctionnement de la Présidence Nationale.
Il/elle accompagne, prépare, facilite le travail de la Présidente Nationale et s’assure du suivi.
Il/elle est sous la responsabilité fonctionnelle de la Présidente Nationale et la responsabilité hiérarchique du Délégué Général.

Il/elle assiste la Présidente Nationale

  • Appuie la Présidente en termes d’organisation, est force de propositions et met en œuvre des décisions, des planifications. Assure un rôle de veille.
  • Organise le suivi de l’information interne et externe de l’entité : accueil téléphonique, filtrage, transfert, réponse, prise de messages, orientation, vers d’autres entités et partenaires, suivi des articles et outils postés, etc.
  • Veille à la tenue des agendas, gère les rendez-vous, planifie des événements. Elabore et tient des plannings et des tableaux de bord. Organise voyages et missions et coordonne les déplacements en utilisant le portail voyages
  • Prépare les dossiers de la Présidente (constitution des dossiers, suivis de l’avancement et des décisions), pour le Bureau National et toutes les réunions et rencontres.
  • S’assure de la préparation de ses missions (emploi du temps, logistique des déplacements et notes de frais).
  • Assure l’interface avec les autres entités du siège et du réseau : directions, pôles, départements, délégations, régions et partenaires

Facilite les relations internes et externes de la Présidente 

  • Collabore avec les Assistantes du Secrétariat Général et des Assemblées : recueille et diffuse l’information à l’aide d’outils collaboratifs.
  • Facilite la coordination avec les autres entités du Siège : directions et département.
  • Facilite les relations avec les Régions et Délégations : renseignements, réponses aux différentes demandes.
  • Assure les liaisons avec les Autorités ecclésiastiques. 

Gère l’administratif de la Présidence Nationale

  • Assure et organise l’accueil physique et téléphonique des visiteurs internes et externes
  • Gère le courrier et la messagerie électronique de l’entité : collecte, enregistre, traite, diffuse. Organise et veille au classement et à l’archivage papier et informatique.
  • Traite les mails et courriers arrivant à la Présidence (prise en compte, suivi, rédaction, relecture et corrections des projets de réponses…).
  • Elabore, rédige et met en forme des courriers, notes, comptes rendus, procédures administratives, documents de communication sur tout support.
  • Suit la comptabilité de la Présidence. Elabore et suit le budget.

Gère l’information

  • Effectue des recherches à la demande, de délibérations prises par les assemblées générales et les conseils d’administration.
  • Contribue à faire connaître la mission du Secours Catholique - Caritas France et à la valorisation de son image auprès de différents interlocuteurs (appels téléphoniques, demandes spécifiques…)

Profil

Formation et expériences 

  • Bac + 4 ou expérience équivalente
  • Expérience professionnelle ou personnelle dans les champs : social, ecclésial, associatif, humanitaire

Compétences et qualités

  • Capacité à travailler en équipes
  • Maitrise des outils bureautiques et de communication
  • Réactivité, disponibilité, autonomie, prise d’initiatives
  • Compétences rédactionnelles
  • Notions juridiques
  • Compétences linguistiques

Autres 

  • Adhésion aux valeurs du Secours Catholique (I)
  • Engagement militant  (S)

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Ile-de-France

Lieu de travail principal

PARIS

Zone de déplacement

Pas de déplacements