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Moteur de recherche d'offres d'emploi SECOURS CATHOLIQUE

Assistante de délégation - Délégation de la LOIRE H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Référence

2020-255  

Description du poste

Intitulé du poste

Assistante de délégation - Délégation de la LOIRE H/F

Type de contrat

CDI

Temps de travail

C: Emploi à temps complet

Date de prise de poste envisagée

01/10/2020

Eléments de contexte

La délégation de la Loire du Secours Catholique-Caritas France compte 650 bénévoles répartis en 28 équipes locales, et accompagne chaque année 7500 personnes vivant diverses situations de précarité.

L'équipe salariée, composée de 7 personnes, est chargée de soutenir les bénévoles et les personnes vivant la précarité, dans l'animation globale de l'association, sur le périmètre du département de la Loire.
Le poste d'assistante de délégation recherché intervient dans un contexte de remplacement de la titulaire du poste.

Il est attendu de l'assistante de délégation, qu'elle :

- assure des activités de nature organisationnelle et administrative en appui aux autres acteurs de la délégation

- accompagne, prépare, facilite le travail de son responsable hiérarchique et qu'il.elle assure le suivi

- assure des activités de secrétariat notamment dans le domaine de l’accueil, du recueil et de la diffusion d’informations

- joue un rôle central dans la délégation notamment dans la gestion de dossiers spécifiques et dans l’animation d’une équipe bénévole administrative, en contribuant à l’instauration d’un climat favorable et convivial.

Description de la mission

Dans le cadre de la délégation de la Loire, de son projet de délégation, de la pédagogie valorisée, du projet associatif et projet national du Secours Catholique-Caritas France, sous la responsabilité du délégué, vous avez pour mission de :

  • Assister le délégué et les autres membres du Bureau :
    • Appui du délégué en termes d’organisation, force de propositions et mise en œuvre des décisions ; rôle de planification
    • Organisation et gestion de la communication interne entre tous les acteurs de la délégation
    • Suivi de l’information : accueil téléphonique, filtrage, transfert, réponse, prise de message, orientation vers les équipes locales, partenaires associatifs, sociaux, etc.
    • Tenue des agendas et des plannings
  • Gérer le secrétariat de la délégation en collaboration avec une équipe de bénévoles :
    • Organisation et gestion de l’accueil physique et téléphonique des visiteurs internes et externes
    • Gestion du courrier et la messagerie électronique : collecte, enregistrement, traitement, diffusion
    • Organisation du classement et de l’archivage papier et informatique.
    • Élaboration, rédaction et mise en forme des courriers, notes, comptes rendus, procédures administratives, documents de communication sur tout support
    • Gestion des stocks des différents matériels et des outils, les fournitures de bureau…
  • Organiser et faire évoluer le service administratif, en coordonnant une équipe bénévole :
    • Animation et accompagnement d’une équipe de bénévoles pour contribuer à la réalisation des missions (secrétariat, standard, communication et autres) ; anticipation, préparation et contrôle du travail remis aux bénévoles
    • Contribution au recrutement et à la formation de nouveaux bénévoles pour l’accueil et le pôle secrétariat/administratif de la délégation
    • Tutorat et accompagnement des stagiaires administratifs.
    • Conseil et appui à la formation des bénévoles et des salariés de la délégation dans leurs domaines d’activité
  • Assurer une gestion administrative en lien avec les acteurs de la délégation, de la région et du national :
    • Coordination, appui et organisation du soutien administratif et logistique à l’animation générale et thématique de la délégation et à certains chantiers de la vie régionale
    • Collecte des informations et mise en forme avant transmission.
  • Assurer l’organisation des rencontres et évènements, le suivi logistique de certaines activités et participation à la vie de la délégation et de la région :
    • Contribution à la réussite des actions, rencontres et événements en assurant la logistique : réservation de salle, transports, fournisseurs, convocations, etc.
    • Participation aux différentes rencontres et évènements
    • Contribution à la gestion de la délégation et ses moments conviviaux avec les salariés, les bénévoles, les personnes accueillies : veille au bon fonctionnement de la délégation, aux normes et consignes de sécurité

Profil

  • Niveau de formation bac+2 (BTS Assistanat de direction ou équivalent)
  • Minimum 6 ans d'expérience professionnelle dans des responsabilités équivalentes
  • Capacité à être force de propositions auprès du délégué, à prendre des initiatives
  • Bon relationnel, capacité à travailler en équipe
  • Capacité à se situer et à gérer une pluralité d'interlocuteurs et de priorités
  • Capacité à coordonner le travail de bénévoles et animer des équipes en soutien admiistratif
  • Qualités humaines et relationnelles : discrétion, maîtrise de soi, loyauté, rigueur.
  • Capacité à travailler en autonomie, en priorisation des tâches et bonne gestion des urgences
  • Compréhension des enjeux du Secours Catholique-Caritas France et de son environnement
  • Connaissance du secteur associatif et ecclésial en France (souhaitée)
  • Adhésion aux projets du Secours Catholique-Caritas France
  • Excellente maîtrise des outils bureautiques et de communication : Windows, Word, Excel, Powerpoint, Publisher, messageries et Internet

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

3- Licence

Niveau d'expérience min. requis

6-10 ans

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Auvergne-Rhône-Alpes

Lieu de travail principal

Siège de la délégation basé à Saint-Etienne

Zone de déplacement

Principalement au sein de la délégation