Au sein de la Direction coordination des régions et des délégations, sous la responsabilité du directeur et du responsable Projets Stratégique, vous contribuez à l'organisation logistique de divers évènements (séminaires de travail ou assemblées) et en particulier l’Assemblée Générale de notre association nationale (invitation, réservation, suivi des frais de mission et aide à l’organisation) avec une autre assistante de direction.

Par ailleurs, vous pourrez être amenée à appuyer l’équipe de la direction sur des aspects administratifs.

Le poste est basé au siège social de l’association, situé au 106 rue du Bac - Paris 7ème.

Les principales missions :

Contribution et participation à l’organisation de l’Assemblée générale de l’association Secours Catholique Caritas France du 12 au 14 juin 2023 (à Lourdes) - 200 personnes

• Création de formulaire pour l’AG via une plateforme d’inscription (Agora Event)
• Participation aux réunions logistiques
• Mise à jour d’un rétro planning logistique
• Suivi des inscriptions, confirmation et relance des participants
• Checklist des fournitures à envoyer dans les locaux d’accueil de l’AG et lieux d’hébergement
• Lien avec le référent des locaux d’accueil de l’AG : pause-café, matériels…
• Répartition dans les lieux hébergements et transport avec les référents logistiques des locaux d’accueil de l’AG Gestion des groupes d’ateliers
• Gestion des badges, émargement et les panneaux signalétiques
• Soutien mise sous pli des convocations pour l’envoi postal
• Accueil des participants sur site (Contrôle des pass sanitaire ou vaccinal, émargement, badge, remise de boitiers pour les votes…)
• Rangement des salles de réunion

Les missions complémentaires :

Contribution et participation à l'organisation de la rencontre des délégués du 6 au 9 mars 2023 à Dourdan (Ile de France) (140 pers)

• Appui à la logistique

Organisation de la “rencontre des Présidents et délégués dont l’un est nouveau”  du 12 au 14 avril à Paris - 40 personnes

• Inscriptions, relance
• Mise en forme de doc
• Participation aux réunions
• Constitution de dossiers

Contribution à l’organisation du Conseil d’animation national du 22 au 27 mai 2023 à Chezelles - 60 personnes

• Suivi des inscriptions
• Mise en forme et impression des documents
• Mise à jour d’un rétroplanning logistique
• Gestion des groupes d’ateliers
• Gestion des badges
• Gestion des badges  

Contribution à l’organisation de la session d’intégration des nouveaux acteurs clés du 26 juin au 30 juin 2023 à Lourdes - 100 personnes

• Suivi des inscriptions
• Mise en forme des documents
• Mise à jour d’un rétro planning logistique
• Checklist des fournitures à envoyer à la Cité Saint Pierre
• Gestion des groupes d’ateliers
• Gestion des badges  

Ponctuellement :

• Gestion administrative de la direction gestion des mails, appels téléphoniques, suivi du courrier de la direction
• Gestion des commandes de fournitures
• Gestion des notes de frais des collaborateurs
• Organisation de réunions pour les collaborateurs (réservation de salles, plateaux-repas…) 

• Formation BTS assistanat de direction
• Expérience réussie de 2 à 5 ans, dans des postes similaires
• Idéalement, expérience associative, et expérience dans l’appui à l’organisation de séminaires de travail, assemblées, congrès ou rassemblements de groupes de 30 à 200 personnes.
•  Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word (publipostage maîtrisé), Excel, PowerPoint)  - Maîtrise des outils numériques de type G Suite (Drive, visio, Google Doc…) et outils de communication.
•  Adhésion au projet du Secours Catholique – Caritas France
•  Bon sens de l'organisation,
• Réactivité et pro-activité, capacité d’alerte et force de proposition,
•  Aisance relationnelle et esprit d’équipe,
• Capacité d'adaptation

Contraintes particulières :

• Déplacement et hébergement à Dourdan 4 jours consécutifs (lundi au jeudi) en mars 2023
• Déplacement et hébergement à Lourdes 5 jours consécutifs (du dimanche à vendredi)  en juin 2023 pour l’Assemblée générale (incontournable)

Cadre d'embauche :

•  Rémunération : 26.7 à 28.7 K€ brut par an (incluant le 13e mois)
• Prime de vie chère de 120 € mensuel pour les personnes résident en Ile-de-France
• Tickets restaurants (60% employeur, d'une valeur 9,49 € jours ouvrés)
• Participation aux frais de transport (50%)
• Possibilité de télétravail : 1j/S